Документоведение. Тема 6. Номенклатура дел. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):

• По истечении пяти лет их хранения в структурном подразделении
• По истечении трех лет
• По истечении двух лет
• По истечении одного года
• После окончания календарного года
• По усмотрению структурного подразделения

Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:

• проверять сохранность документов в подразделениях
• оценивать степень секретности документов
• проверять правильность составления документов
• проводить экспертизу ценности документов
• контролировать исполнение документов

В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение от …

• 1 лица, ед. числа
• 3 л. ед. числа
• 3 л. мн. числа
• 1 л. мн. числа

Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:

• ознакомления с текстом приказа и проставлением подписи «ознакомлен»
• устно при встрече передать содержание распоряжения
• оформления выписки из приказа
• изготовления лишней копии приказа
• изготовления копии для личного дела

Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок:

• не более 10 дней
• не более 21 дня
• не более 30 дней.

Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

«Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :

• обобщенные сведения по одному вопросу
• систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований
• перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации

Проверка наличия и состояния дел в архиве (исключая чрезвычайные происшествия, смену заведующего архивом и т.п.) проходит с периодичностью:

• Два раза в год
• Один раз в 3 года
• Один раз в 5 лет

Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать если текст …

• составлен по одному вопросу
• отражает решение нескольких вопросов
• оформлен на бумаге формата А4
• оформлен на бумаге формата А5

Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:

• переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
• переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается
• переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив

Экспертиза ценности документов — это …

• восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
• отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
• обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка — направление в дело
• оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

Перед сдачей документов на архивное хранение следует …

• сгруппировать и подшить документы в папки
• оформить и описать дела
• составить опись документов и переплести их
• систематизировать и уточнить документы
• скопировать особо важные документы

При оформлении дел временного (до 10 лет) хранения не следует производить:

• уточнение записей на обложке
• проверку физического состояния документов
• исключение лишних копий
• брошюровк

Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен в …

• день поступления
• течение суток
• 3-дневный срок
• десятидневный срок

При поступлении в учреждение не регистрируются …

• запросы
• справки
• циркулярные письма
• рекламные письма
• постановления

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению:

• не позднее дня, предшествующего выходному
• не позднее дня, следующего за выходным
• за два дня до выходного
• на усмотрение специалиста ДОУ

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы …

• включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
• включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
• включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
• формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ

Документооборот учреждения реализуется в виде … документопотоков

• внешних и внутренних;
• официальных и личных;
• информационных и распорядительных;
• входящих, исходящих, внутренних.

Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:

• одного раза в год
• одного раза в 3 года
• одного раза в 5 лет

Чаще всего документы группируются:

• за один календарный год
• за два календарных года
• за три календарных года
• за пять календарных лет
• за десять календарных лет

Дело формируется …

• в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
• до достижения максимального объема в листах, т. е. до 250 л.
• по усмотрению организации
• до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков

Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:

• с 1 января следующего календарного года
• с декабря текущего года
• каждые полгода текущего периода
• по мере надобности

Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:

• заместитель руководителя
• любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
• руководитель фирмы, организации
• в зависимости от статуса запрашиваемой информации

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования …

• 1 год
• 2 года
• 3 года
• передаются в архив сразу после завершения формирования

За формирование дел отвечает:

• руководитель организации
• заместитель руководителя организации
• секретари структурных подразделений
• руководители структурных подразделений

Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

• действует бессрочно
• ежегодно вводится в действие приказом руководителя
• переутверждается один раз в пять лет

Выдача дел из архива для работников других организаций оформляется …

• актом о выдаче дел во временное пользование в другие организации
• заказом на выдачу дел во временное пользование в другие организации
• заявлением на выдачу дел во временное пользование в другие организации

Сроки хранения типовых документов устанавливаются:

• Органами местной администрации
• Вышестоящей организацией
• Самим предприятием
• Федеральной архивной службой России
• Местным государственным или муниципальным архивом

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• не отражаются в текущей номенклатуре

Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в …

• день поступления
• течение суток
• 3-дневный срок
• десятидневный срок

Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся…

• 5 лет
• постоянно
• 75 лет
• 3 года
• до минования надобности

При подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается …

• в конце дела
• в начале дела
• на лицевой стороне обложки дела
• в самостоятельное дело

Номенклатура дел — это …

• перечень заголовков дел и сроков их хранения
• список всех дел, имеющихся на предприятии
• перечень дел для передачи в архив
• список особо важных документов

На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:

• срок хранения;
• индекс дела;
• количество листов, содержащихся в деле
• заголовок дела
• дата заведения дела

Документы регистрируют:

• в день поступления, отправки
• в день оформления, согласования
• в день передачи на исполнение
• после исполнения
• на этапе направления в дело

Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится…

• руководителем
• начальником канцелярии
• заместителем руководителя по общим вопросам
• любым из исполнителей
• сотрудником службы ДОУ, отвечающим за данное направление работы

Решение о продлении срока исполнения документа принимается:

• в день истечения срока исполнения
• за день до истечения срока исполнения
• за два дня до истечения срока исполнения
• за 3 дня до истечения срока исполнения

Снятие документа с контроля исполнения оформляется:

• отметкой об исполнении и направлении в дело
• отметкой о контроле исполнения
• отметкой об исполнителе
• отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа)