Система ОРД. Организационные работы с документами. Делопроизводство на компьютере. Часть 1

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел __________________ срока (сроков) хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17.9.14-72

• постоянного и длительного
• имеющих гриф секретности, для длительного
• имеющих гриф секретности, для постоянного и длительного
• имеющих гриф секретности, для постоянного
• длительного
• постоянного

Элементы заверительной надписи включают следующее:

• текст
• дату заверительной надписи
• наименование должности сотрудника, заверившего выписку
• заголовок
• слово «Верно»
• визу

Если используется факс-модем, то для передачи в виде факсимильных сообщений традиционных бумажных документов необходимо использовать

• сканирующее устройство
• обычные диски
• специальные диски
• дискеты

Предварительное рассмотрение _______________ документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые

• исходящих
• общего характера
• внешних
• внутренних
• входящих

Утвержденные штатные расписания принимаются в составе трех фондов:

• фондов плановых органов
• фондов ведомств, разработавших расписания
• органов, утвердивших расписания
• учреждения, для которого разработаны расписания
• финансовых органов

Основные условия договора включают следующие соглашения. Соотнесите соглашения с их содержанием

• Шестое соглашение
• о месте работы
• четвертое соглашение
• о квалификации
• пятое соглашение
• о работе по одной или нескольким специальностям
• Первое соглашение
• о виде трудового договора
• Второе соглашение
• о сроке действия
• третье соглашение
• об условиях оплаты труда

Ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как:

• письма из других организаций
• докладные записки
• различные справки по вопросам деятельности учреждения
• протоколы общих собраний
• отчеты

Во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации:

• с указанием сроков хранения документации
• подлежащей приему в государственные архивы
• не подлежащей приему в государственные архивы
• с указанием сроков и мест хранения документации

Недостатками децентрализованной регистрации до недавнего времени были

• необходимость повторной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение
• сложность получения сведений о документообороте в больших организациях
• сложность получения сведений о документообороте организации в целом
• необходимость дополнительной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение
• необходимость многократной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение

Эмблема улучшает эстетический вид бланка ______________________ наименования организации

• и дублирует
• но не заменяет
• и копирует
• и заменяет

Регистрационная форма для исходящих документов предусматривает следующее:

• указывается дата документа (подписания, утверждения, отправки)
• проверяется качество текста
• указывается исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка)
• указывается название организации, которой посылается документ
• указывается название подразделения, отправляющего документ
• указывается адресат
• проверяется наличие всех листов документа и приложений
• указывается исходящий номер (переносится на отправляемый документ)

Список лиц, визирующих определенный документ, должен быть утвержден

• руководителем
• заместителем руководителя, ответственным за работу канцелярию
• советом директоров
• руководством
• заместителем руководителя, ответственным за работу службы кадров

Регистрация документов может производиться централизованно:

• в небольшой организации – секретарем-референтом
• в информационно-аналитической службе
• в отделе кадров
• в небольшой организации – секретарем
• в канцелярии — в группе регистрации

____________________ дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Виды документов по ________________: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

• хронологический
• авторский
• корреспондентский
• номинальный
• коммерческий
• географический
• тематический
• предметно-вопросный

Зафиксировать информацию в таком виде, чтобы ее можно было использовать во времени и передавать на расстоянии, — это

В автобиографию включается следующее:

• подпись и ее расшифровка
• характеристики или рекомендательные письма
• поощрения
• дата
• название вида документа
• изменение фамилии
• текст
• взыскания

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер – это возможность получить документ в том виде, в котором он

• был запрограммирован
• был подготовлен
• был задан
• должен использоваться

Разработка трафаретов текста включает:

• выявление типовой управленческой задачи
• информацию, необходимую и создаваемую в процессе решения типовой управленческой задачи
• составление проекта текста, отражающего данную ситуацию
• согласование и составление проекта текста, отражающего данную ситуацию
• доработка проекта текста, отражающего данную ситуацию
• утверждение проекта текста, отражающего данную ситуацию

Личный ____________________ кадров – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Реквизиты заявления о приеме на работу следующие. Соотнесите реквизиты с их содержанием

• четвертый реквизит
• от кого (Ф.И.О., адрес)
• пятый реквизит
• адресат (кому направлено)
• Третий реквизит
• подпись
• Шестой реквизит
• наименование вида документа
• первый реквизит
• дата составления
• Второй реквизит
• текст

Чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна все время работать __________________ программа

• заградительная
• защитная
• антивирусная
• предохранительная

Факсы, с которыми предполагается дальнейшая работа, преобразуется с помощью программ OCR в текстовые _____________________, которые позволяют работать с ними как с обычными документами, созданными на компьютере

• документы
• источники
• продукты
• материалы

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке _______________; это – символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации

• свою торговую марку
• графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы
• товарный знак
• свою эмблему
• стилизованное название фирмы

ЭК и ЦЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, _____________________ номенклатурами

• централизованными и типовыми
• примерными
• типовыми и примерными
• типовыми
• архивными

Учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов, — это

В состав реквизита «адресат» может входить адрес

• почтовый и электронный
• электронный
• почтовый
• юридический

Схема типового Перечня передачи документов в архив дает возможность разыскать нужную статью, исходя из

• логических посылок
• тематического указателя
• указателя терминов
• ее преамбулы

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов; третий этап происходит на стадии подготовки

• направления документов в дело (исполнитель более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь)
• дел для передачи на государственное хранение
• регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу)
• номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы
• дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется _________ перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией

• оперативностью
• всем комплексом
• скоростью
• системой

ЦЭК рассматривает проекты следующих документов:

• списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение
• списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на архивное хранение
• рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов
• типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий
• нормативно-методических пособий для архивных учреждений

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении, такой перечень целесообразно иметь в

• специальной картотеке
• справочно-информационном фонде
• канцелярии
• памяти компьютера

Если после удаления файла не проводилась запись информации на диск, вероятность восстановлении файла специальными программами типа _______________ достаточно велика

• Undelete
• GPF
• Norton Utilities
• Windows 95
• CD-ROM

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

• количество листов в документе
• индекс документа
• название структурного подразделения
• связанные документы
• индекс дела (в которое подшит исполненный документ)
• вид документа (приказ, акт, договор и т.п.)
• количество листов приложений

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся следующие рубрики. Соотнесите рубрики с их содержанием

• третья рубрика
• указания, направляемые подчиненным организациям
• четвертая рубрика
• уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач
• Первая рубрика
• материалы по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других
• Вторая рубрика
• материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в

• товарный знак фирмы
• эмблему организации
• бланк организации
• торговую марку фирмы
• учредительные документы

Контроль исполнения включает

• информирование руководителя
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
• контроль руководства
• предварительный контроль и регулирование хода исполнения
• постановку на контроль
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения

Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания

• дублирующего документа
• бумажного документа
• контрольного экземпляра
• копии

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ____ документов

• важности
• ценности
• значимости
• приоритетности
• оценки

Осуществление регистрации документа предполагает:

• нанесение индекса на документ
• сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые
• определение сроков хранения документов на основании нормативного документа
• занесение в «журнал регистрации» всех справочных данных по документу
• составление отдельных описей на каждую группу документов
• присвоение документу индекса по журналу регистрации

Критерий ______________ — вспомогательный и применяется в отдельных случаях; один из случаев применения этого критерия – наличие сильно поврежденных документов

• размноженности документов
• поглощенности содержания
• экспертизы документов
• дублетности содержания
• физического состояния документа

Текст резюме излагается по следующим разделам:

• специальные знания
• сведения о работе
• цель резюме
• семейное положение
• трудовая деятельность
• образование
• сведения о награждениях и поощрениях
• сведения о работнике

Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа; при этом целесообразно:

• представлять каждый документ как самостоятельный файл
• в качестве архива на ПК использовать HDD, дискеты, стример
• представлять каждый документ в общем файле
• имя файлу давать по типу документа и его порядкового номера
• систематизацию документа осуществлять с помощью каталога
• имя файлу давать по типу документа и его индексу

Любой документ, содержащийся в ПК, можно скопировать, выводя его на

• ксерокс
• принтер
• сканер
• модем

_________________ — это хранилище информации в систематизированном виде. Ее можно использовать для формирования личных дел.

Реквизиты выписки из приказа следующие. Соотнесите реквизиты с их содержанием

• четвертый реквизит
• заверительная надпись
• первый реквизит
• место составления
• девятый реквизит
• констатирующая часть
• Третий реквизит
• заголовок
• Второй реквизит
• распорядительная часть (необходимый пункт)
• восьмой реквизит
• наименование организации
• Шестой реквизит
• выписка из приказа
• седьмой реквизит
• подпись
• пятый реквизит
• наименование министерства или ведомства
• десятый реквизит
• дата и номер подлинного документа

Разные виды бланков могут строиться из следующих реквизитов. Соотнесите реквизиты с их содержанием

• девятый реквизит
• наименование автора документа
• Второй реквизит
• код формы документа
• Третий реквизит
• название вида документа
• четвертый реквизит
• справочные данные об организации – авторе документа
• первый реквизит
• место для ссылки на номер и дату инициативного документа
• десятый реквизит
• место для регистрационного индекса документа
• одиннадцатый реквизит
• Государственный герб Российской Федерации
• седьмой реквизит
• код организации
• восьмой реквизит
• эмблема организации или товарный знак
• пятый реквизит
• герб субъекта Российской Федерации
• Шестой реквизит
• место для даты документа

Вспомогательный справочный аппарат состоит из разъяснений по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой

• классификации положений перечня
• систематизации статей перечня
• классификации статей перечня
• кодификации статей перечня
• классификации разделов перечня

Принцип _____________________ изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие

• комплексности
• системности
• всесторонности и комплексности
• всесторонности
• системности и структурности
• структурности